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写邮件的能力与说话能力同样重要

[2016-01-18]

当今,作为一种交流手段,电子邮件获得了人们的认可。书写电子邮件的能力,与会话能力是并驾齐驱的。书写电子邮件沟通需要能够准确传达目的和内容的写作能力,以及短时间内处理邮件的能力。邮件,不仅仅可以于繁忙之时轻松地传达信息,而且能够向多个对象一齐发送,还可以存留已发送的邮件信息。邮件与电话相比,是非常便利的,但它要求使用与打电话时不同的礼仪和技巧。

书写邮件的基本礼仪:
例如,在发送邮件的时候,首先需要在开头简短地写上邮件的主题。在书写内容较长的邮件时,经常会在介绍主题之前过于冗长地说明事情的经过的情况,这样的邮件让人一看就没有读下去的心情。在说明性文字很长的情况下,不要将说明的内容写在正文中,要把它详细地记录在附件中并一同发送,并且向对方打电话说明这一情况,这样做是比较好的。

在邮件交流中,很难判断对方的状况,也不能推测出对方的反应,因此在交流的时候是有必要注意礼仪的。如果回封邮件那就另当别论了,发送邮件等同给予理解,这种想法是产生矛盾的根源。

另一方面,在发送邮件之后,有的人会给每个收件人打电话通知一声,我认为这样做是非常麻烦的。在自己方便的时候阅读邮件是邮件的一大优点。在对方没有回应的情况下,我会计算好时间跟他电话联系。

为了交流能够顺利地进行,邮件传达的内容要简洁并合乎逻辑,这一点毋庸置疑。能够吸引对方的文章或是能够表达自己感情的文章也是重要的。电子邮件跟用手写信的书写要求是相同的,除了“敬启”、“谨启”这样的起首语或结束语之外,有的人还会加入季节寒暄语,但这样写有的时候会拉大与对方之间的距离。如果想要表现自己跟对方的亲密关系,避开那些形式上的书写方式或许会更好。想要提高写作能力,可以利用博客等信息发布工具。如果平时经常写文章,写作能力就会得到切实的提高。

随着电子邮件的普及,接受它的人也越来越多,但如果在处理邮件上花费大量的时间,就会对自己的工作产生影响。这样的人看上去好像工作能力差,不能胜任工作似的。处理邮件的方法,因人而异,在此介绍一下我的方法,仅供大家参考。

包括邮件杂志的订阅在内,我现在每天大概会收到500封邮件。我每天会分2~3次来处理这些邮件。每次大概要花费30分钟。我会在吃饭或下班的空闲时间一口气把它们全都处理掉。这样既可以在短时间内将邮件处理掉,又不会耽误其他的工作。没有价值的邮件,我会将它们全部删除。剩下的邮件,我会把它们分类为应该马上处理的邮件、还没有作出回复的邮件以及已经发送的邮件。使用这种方法处理邮件,就可以把收件箱作为任务清单利用起来。

为了在邮件软件上对任务进行管理,我经常给自己发送邮件。除了电话联系时记下的笔记外,我还把诸如内容是“如果不表扬他”这类邮件发到自己的邮箱中进行管理。

随着电子邮件的普及,普通意义上的对话就相应减少了,有的人认为人们之间的交流因此变少了,但我并不这样认为。现在的年轻人,在学生时代就已经开始使用邮件了,他们进入社会以后会更加熟练地使用邮件进行交流。



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